منذ بداية جائحة كوفيد-19، تأخرت مصلحة الضرائب الأمريكية لمدة عام تقريبًا في معالجة الإقرارات الضريبية الورقية. اعتبارًا من 18 مارس 2022، بلغ عدد الإرجاعات الورقية المتراكمة ما يقرب من 15 مليونًا. يتلقى معظم دافعي الضرائب المبالغ المستردة، وبالتالي فإن تأخير معالجة الإرجاع يعني عمومًا تأخيرات في استرداد الأموال. وقد تسبب تأخير استرداد الأموال في إحباط الكثيرين وتسبب في صعوبات مالية للبعض، بما في ذلك عمليات الإخلاء، وإغلاق المرافق، وعدم القدرة على تحمل تكاليف الغذاء والأدوية.

وفي حالات أخرى، فإن عدم قدرة دافعي الضرائب على تقديم دليل على الإيداع الحالي ونص الضريبة بسبب التأخير في المعالجة قد أثر سلبا على طلبات القروض، بما في ذلك طلبات الرهن العقاري، والقروض الشخصية أو التجارية، وحتى المساعدات المالية للطلاب.

عندما أصدرت تقريري السنوي في يناير/كانون الثاني، قلت إن هذه الورقة هي مادة الكريبتونيت الخاصة بمصلحة الضرائب، ومصلحة الضرائب مدفونة فيها. السبب وراء صعوبة عمليات إرجاع الورق هو أن مصلحة الضرائب الأمريكية لم تنفذ بعد تقنية لقراءتها آليًا، لذلك يجب أن يتم الضغط على كل رقم في كل عملية إرجاع ورق يدويًا في أنظمة مصلحة الضرائب الأمريكية بواسطة الموظف.

لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. خلال العقدين الماضيين، استخدمت وكالات الضرائب الحكومية تقنية المسح الضوئي لأتمتة معالجة الإقرارات الضريبية الورقية. خلال تلك الفترة، نظرت مصلحة الضرائب الأمريكية، ورفضت، واقترحت، وأعادت النظر، ونفذت جزئيًا، وأجلت مسألة ما إذا كان سيتم تطبيق تقنية المسح أم لا.

Yesterday, I issued a Taxpayer Advocate Directive (TAD) directing the IRS to work with the tax software industry to implement 2-D barcoding for next filing season. The TAD also directed the IRS to implement optical character recognition (OCR) or similar technology for next filing season if possible or, if not, for the following filing season. In this blog, I will provide an overview of the problem and what I think the IRS should do to solve it.

المشكلة: يجب على موظفي مصلحة الضرائب الأمريكية الضغط على كل رقم من إقرارات الضرائب الورقية إلى أنظمة مصلحة الضرائب الأمريكية

على الرغم من أن جائحة كوفيد-19 تسببت في تأخير بعض دافعي الضرائب الذين قدموا إقراراتهم إلكترونيًا، فإن الغالبية العظمى من التأخيرات الطويلة واجهها دافعو الضرائب الذين قدموا إقراراتهم الأصلية على الورق أو الذين قدموا إقرارات معدلة، والتي تتم معالجتها بشكل عام كإقرارات ورقية حتى عندما يتم تقديمها إلكترونيا. في العام الماضي، تلقت مصلحة الضرائب ما يقرب من 17 مليون نموذج ورقي 1040، وأكثر من 4 ملايين نموذج 1040-X، وملايين عوائد الأعمال الورقية.

التأخير في معالجة هذه المرتجعات ناتج عن عملية تلقي البيانات القديمة في مصلحة الضرائب الأمريكية. تستحضر وظيفة معالجة التقديم في مصلحة الضرائب الأمريكية اليوم صورًا لما كان يبدو عليه نسخ البيانات في الستينيات - قبل عصر المعلومات. يقوم الموظفون بنسخ جميع الإقرارات الضريبية الورقية يدويًا. يتكون النسخ من الضغط على كل رقم وكل حرف في الخلف. للحصول على إرجاع معقد إلى حد ما، قد يلزم نسخ عدة مئات من الأرقام. بالنسبة لعمليات الإرجاع الأطول مع المزيد من النماذج والجداول، قد يقترب عدد الأرقام من 1960 رقم أو يتجاوزها.

في عام 2022، لا يبدو هذا جنونًا فحسب. إنه جنون.

الحل: تنفيذ تقنية المسح الضوئي لإرجاع الورق المقروء آليًا

لحسن الحظ، هناك نوعان من تقنيات المسح التي من شأنها أن تسمح لمصلحة الضرائب بقراءة الإقرارات الورقية آليًا وتقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. ستعمل تقنية المسح الضوئي على تسريع معالجة الإرجاع، وتقليل أخطاء النسخ أو إزالتها بشكل كبير، وتمكين مصلحة الضرائب من إعادة تعيين الموظفين من وظائف إدخال البيانات إلى وظائف أخرى، مما يوفر في النهاية عشرات الملايين من الدولارات من تكاليف العمالة. يوجد حاليًا نوعان رئيسيان من تقنيات المسح الضوئي: (i) التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد و(ii) التعرف الضوئي على الحروف (OCR).

التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد و2 عامًا من التردد في قرار مصلحة الضرائب الأمريكية

عندما يشتري العميل منتجًا من محل بقالة أو صيدلية، يتم عادةً تمييز المنتج برمز شريطي يمكن مسحه ضوئيًا عند خط الخروج. وبالمثل، عندما يقوم دافع الضرائب بإعداد إقرار ضريبي باستخدام برنامج الإقرار الضريبي، يمكن لشركات البرمجيات عمومًا وضع رمز شريطي ثنائي الأبعاد على الإقرار الذي يشفر بيانات الإقرار في نموذج يمكن قراءته آليًا. يمكن لمصلحة الضرائب بعد ذلك مسح الرمز الشريطي - كما يفعل السوبر ماركت أو الصيدلية - وتحويل البيانات إلى نموذج رقمي يسمح لمصلحة الضرائب بمعالجة الإرجاع مثل الإقرار الإلكتروني.

تعتبر تقنية الترميز الشريطي ثنائي الأبعاد راسخة. في عام 2 - قبل عقدين من الزمن - أبلغنا أن 2002 ولاية كانت تستخدم التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد للعائدات المعدة باستخدام برنامج الإقرار الضريبي ولكنها قدمت على الورق، وأوصينا مصلحة الضرائب الأمريكية بالنظر في القيام بذلك أيضًا. في ذلك الوقت، لم توافق مصلحة الضرائب الأمريكية على توصيتنا بدمج الرموز الشريطية ثنائية الأبعاد في النماذج 17، مشيرة إلى أن القيام بذلك من شأنه أن يقوض هدف تحويل دافعي الضرائب إلى التقديم الإلكتروني. ومع ذلك، في عام 2، بدأت مصلحة الضرائب الأمريكية العمل مع مطوري برامج الإقرار الضريبي على مشروع ثنائي الأبعاد لنماذج ضريبية أخرى، ونفذت مصلحة الضرائب الأمريكية تشفيرًا شريطيًا ثنائي الأبعاد لبعض النماذج، بما في ذلك جداول K-2.

في عام 2014، عكست مصلحة الضرائب الأمريكية موقفها فيما يتعلق بالتشفير الشريطي ثنائي الأبعاد للنماذج 2، وطلبت من الكونجرس تزويدها بسلطة مطالبة دافعي الضرائب الذين يقومون بإعداد عوائدهم باستخدام البرامج ولكنهم يقدمونها على الورق لطباعة عوائدهم باستخدام رمز شريطي ثنائي الأبعاد قابل للمسح الضوئي. في عام 1040، احتوت النسخة التي أقرها مجلس النواب من قانون دافعي الضرائب أولاً على بند يتطلب استخدام التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد. وبحلول ذلك الوقت، كانت مصلحة الضرائب قد غيرت موقفها مرة أخرى. لقد قيل لنا أن مصلحة الضرائب الأمريكية طلبت إزالة هذا البند من التشريع لمنحها المرونة لاعتماد تقنيات المسح البديلة مثل التعرف الضوئي على الحروف. أزال الكونجرس هذا البند من النسخة النهائية من قانون دافعي الضرائب أولاً الذي تم سنه، لكن مصلحة الضرائب الأمريكية لم تنفذ بعد أي نوع من تكنولوجيا المسح للنماذج 2.

وهكذا، 20 سنة بعد أن كانت أكثر من ثلث الولايات تستخدم بالفعل التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد، 18 سنة بعد أن أوصى محامي دافعي الضرائب الوطني في البداية باستخدام النماذج 1040، 8 سنة بعد أن طلبت وزارة الخزانة من الكونجرس تزويد مصلحة الضرائب الأمريكية بسلطة تفويض التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد، و 4 سنة وبعد أن سعى الكونجرس إلى منح تلك السلطة وغيرت مصلحة الضرائب الأمريكية موقفها، يجد النظام الضريبي نفسه في أزمة قد لا تكون موجودة، على الأقل إلى هذه الدرجة، لو تم تنفيذ التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد أو تكنولوجيا مماثلة.

استنادًا إلى تحليل TAS، تم إعداد ما بين 50% إلى 60% من إقرارات ضريبة الدخل الفردية المقدمة على الورق ومعالجتها على مدار العامين الماضيين باستخدام برنامج الإقرارات الضريبية ولن يلزم نسخها إذا تمت إضافة رموز شريطية ثنائية الأبعاد. في حين أعلنت مصلحة الضرائب الأمريكية عن خطط للعمل على الأعمال المتراكمة قبل نهاية عام 2، فإنه ليس من الواضح أنها ستكون قادرة على القيام بذلك. سيكون تنفيذ التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد للعائدات الورقية المقدمة بدءًا من يناير 2022 بمثابة بوليصة تأمين ضد التراكم المستمر في العام المقبل عن طريق تقليل تدفق الإقرارات الورقية الجديدة التي تتطلب النسخ. حتى لو تمكنت مصلحة الضرائب الأمريكية من العمل من خلال الأعمال المتراكمة هذا العام، فإن التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد سيقلل من وقت المعالجة وتكاليفها في السنوات المقبلة، مما سيسمح لمصلحة الضرائب بإعادة تعيين موظفي معالجة التقديم لأداء أعمال أخرى.

تقنية التعرف البصري على الحروف

تعد تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) تقنية أحدث لها مزايا وعيوب مختلفة مقارنةً بالتشفير الشريطي ثنائي الأبعاد. الميزة الرئيسية هي أنه يمكن استخدامه للقراءة الآلية من جميع المرتجعات الورقية، بما في ذلك المرتجعات المعدة يدويًا. العيب الرئيسي هو أنه أقل دقة. على سبيل المثال، قد يبدو الرقمان "1" و"7" متشابهين، لذا قد يقرأ التعرف الضوئي على الحروف الرقم بشكل غير صحيح. ومع ذلك، يجب أن تظل تقنية التعرف الضوئي على الحروف أكثر دقة من النسخ اليدوي للبيانات لأن الموظف لن يواجه نفس الصعوبة في التمييز بين "1" و"7" فحسب، بل سيضغط أيضًا على المفتاح الخطأ عن طريق الخطأ من وقت لآخر. في العام الماضي، ارتكب موظفو مصلحة الضرائب الأمريكية أخطاء في النسخ فيما يقرب من 22 بالمائة من الإرجاعات الورقية.

في المناقشات مع وكالات الضرائب الحكومية، قيل لنا أن بعض الولايات تستخدم كلا من التشفير الشريطي ثنائي الأبعاد والتعرف الضوئي على الحروف. عندما يتم إعداد الإرجاع باستخدام برنامج ويمكن تطبيق الرمز الشريطي، يوفر الرمز الشريطي دقة تقترب من 2 بالمائة. عندما لا يتم إعداد الإرجاع باستخدام برنامج أو في حالة عدم إمكانية قراءة الرمز الشريطي (على سبيل المثال، عندما تكون خرطوشة الحبر الخاصة بدافعي الضرائب منخفضة أو تلطخ الرمز الشريطي)، يتم استخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، وعلى الرغم من انخفاض مستوى دقته قليلاً، إلا أنه لا يزال يقلل من الحاجة إلى النسخ اليدوي للبيانات ويزيل الأخطاء التي تعزى فقط إلى الخطأ البشري في الضغط على المفتاح الخطأ.

وفي الختام

يجب أن تكون مصلحة الضرائب الأمريكية رائدة في ممارسات تكنولوجيا معلومات إدارة الضرائب، ولكن بسبب مجموعة من قيود التمويل وتحديات الإدارة على مدار سنوات عديدة، فهي ليست كذلك. إن الضغط على المفاتيح القديمة لبيانات الإقرار الضريبي الورقية هو دراسة حالة. قبل عشرين عاما، قامت 17 ولاية على الأقل بأتمتة هذه المهمة، ومع ذلك فإن مصلحة الضرائب لم تتمكن بعد من القيام بذلك.

إذا كانت الضرورة أم الاختراع، فإن تراكم الإقرارات الورقية غير المسبوق الناتج عن جائحة كوفيد-19 يجب أن يحفز مصلحة الضرائب على اتخاذ خطوات فورية لأتمتة معالجة الإقرارات الضريبية الورقية - ليس في غضون عامين أو ثلاثة أعوام ولكن بدءًا من السنوات القادمة موسم الايداع. ويعتمد سداد المبالغ المستردة من الضرائب في الوقت المناسب لملايين دافعي الضرائب على ذلك.