في بلدي التقرير السنوي لعام 2020 إلى الكونغرس (ARC)، ناقشت التأخير والصعوبات غير الضرورية التي يواجهها دافعو الضرائب في الوصول إلى موظف مصلحة الضرائب الخاضع للمساءلة والمعرفة للمساعدة في عمليات تدقيق المراسلات. أكثر من 70 بالمائة من عمليات التدقيق التي تجريها مصلحة الضرائب الأمريكية هي عمليات تدقيق بالمراسلات، مما يجعل هذا النوع من التدقيق أحد أهم الأدوات التي تستخدمها مصلحة الضرائب الأمريكية لمتابعة الامتثال لقوانين الضرائب. تعد قدرة دافعي الضرائب على التفاعل والتواصل مع مصلحة الضرائب الأمريكية أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملية تدقيق المراسلات وتجربة مصلحة الضرائب الأمريكية لدافعي الضرائب. بينما تعمل مصلحة الضرائب الأمريكية على تطوير أدوات جديدة عبر الإنترنت للتفاعل إلكترونيًا مع دافعي الضرائب، يجب عليها في الوقت نفسه التأكد من قدرة دافعي الضرائب على التنقل بنجاح في هذه الأدوات مع الاستمرار في تقديم مساعدة العملاء المباشرة لأولئك الذين يطلبونها.

ما هو تدقيق المراسلات؟

تدقيق المراسلات هي فحوصات ضريبية يتم إجراؤها عن طريق البريد لمدة سنة ضريبية واحدة لا تتضمن أكثر من عدد قليل من المشكلات التي تتوقع مصلحة الضرائب الأمريكية أن تتمكن من حلها وإغلاقها من خلال مراجعة المستندات ذات الصلة. نظرًا لأن عمليات التدقيق هذه محدودة النطاق، فإن حجم عمليات التدقيق هذه يتجاوز بكثير أي نوع آخر من التدقيق الذي تجريه مصلحة الضرائب الأمريكية. كما هو موضح في الرسم البياني أدناه، يتم إجراء الغالبية العظمى من فحوصات مصلحة الضرائب الأمريكية من خلال عمليات تدقيق المراسلات.

تضمنت بعض المشكلات ذات الحجم الكبير التي تناولتها عمليات تدقيق المراسلات خلال السنة المالية (FY) 2019، ائتمان ضريبة الدخل المكتسب (EITC)؛ نفقات أعمال الموظفين؛ غير مصنفين؛ العناصر المتعلقة بالجدول ج، الربح أو الخسارة من الأعمال (الملكية الفردية)؛ والمبالغ المستردة مشكوك فيها. في حين أن هذه القضايا قد تبدو للوهلة الأولى بسيطة، فإن العديد من فئات التدقيق هذه يمكن أن تشمل قواعد أو إجراءات أو مواقف واقعية معقدة يمكن أن تؤدي إلى أسئلة دافعي الضرائب، والحاجة إلى المساعدة، والحاجة إلى التواصل مع فاحص مصلحة الضرائب الأمريكية.

أشياء يجب أن يعرفها دافعو الضرائب عن عمليات تدقيق المراسلات

يجب على دافعي الضرائب الذين يتلقون إخطارات تدقيق المراسلات قراءة الرسائل بعناية واتباع التعليمات. يجب تقديم جميع المستندات المطلوبة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية بحلول الموعد المحدد في الرسالة، أو يجب على دافعي الضرائب الاتصال بمصلحة الضرائب الأمريكية وطلب وقت إضافي. عادةً لا يكون تجاهل مصلحة الضرائب الأمريكية استراتيجية جيدة. إذا لم تتلق مصلحة الضرائب ردًا بحلول الموعد المحدد، لن يتم إجراء اتصال ثانٍ. إذا لم تتلق مصلحة الضرائب ردًا، فسوف ترفض بشكل عام العنصر (العناصر) المطالب بها وتصدر في النهاية إشعارًا بالنقص وفقًا لـ IRC § 6212. إشعار النقص هو إشعار قانوني بأن مصلحة الضرائب الأمريكية تقترح نقصًا إضافيًا ( الرصيد المستحق). وهو يمنح دافعي الضرائب 90 يومًا لتقديم التماس إلى محكمة الضرائب الأمريكية للمراجعة (150 يومًا إذا كانت موجهة إلى شخص خارج الولايات المتحدة). إذا لم يتم تقديم أي التماس، فإن مصلحة الضرائب لديها السلطة القانونية لتقييم وتحصيل النقص المقترح. بعد التقييم، سيتم إرسال إشعار للإخطار بتسويات حساب الضريبة وتوضيح أي رصيد مستحق وطلب السداد. إذا لم يتم إجراء السداد الكامل أو ترتيبات الدفع خلال الإطار الزمني للإشعار، فسيتم إصدار إخطارات التحصيل، وقد يبدأ إجراء التحصيل اللاحق. يُشار إلى إشعار التحصيل الأول باسم CP 501، الرصيد الفردي (صندوق النقد الدولي) المستحق – الإشعار الأول. من الحكمة معالجة أي رصيد مستحق في أسرع وقت ممكن لتجنب العقوبات الإضافية أو الفوائد أو إجراءات التحصيل التي قد تحدث إذا ظل الرصيد المستحق دون حل.

الحق في الاحتفاظ بالتمثيل

يحق لدافعي الضرائب الاحتفاظ بالتمثيل أثناء عمليات تدقيق مصلحة الضرائب الأمريكية. يمكنك اختيار الحصول على مساعدة مهنية (من محامٍ، أو محاسب قانوني معتمد، أو وكيل مسجل، أو متخصص في الضرائب). قد يكون دافعو الضرائب مؤهلين أيضًا للحصول على مساعدة مجانية أو منخفضة التكلفة من أ عيادة دافعي الضرائب ذوي الدخل المنخفض (LITC). تمثل LITCs الأفراد الذين يقل دخلهم عن مستوى معين والذين يحتاجون إلى حل المشكلات الضريبية مع مصلحة الضرائب الأمريكية. يمكن أن تمثل LITCs دافعي الضرائب في عمليات التدقيق والاستئناف ومنازعات تحصيل الضرائب أمام مصلحة الضرائب الأمريكية وفي المحكمة. يمكن أن تساعد LITCs أيضًا دافعي الضرائب على الاستجابة لإشعارات مصلحة الضرائب الأمريكية وتصحيح مشكلات الحساب. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لـ LITCs توفير معلومات حول حقوق ومسؤوليات دافعي الضرائب بلغات مختلفة للأفراد الذين يتحدثون الإنجليزية كلغة ثانية.

أفضل الممارسات

عند الرد على مصلحة الضرائب الأمريكية، نوصيك بعدم إرسال المستندات الأصلية - إرسال نسخ. عند تقديم المستندات، يجب عليك تضمين اسمك ورقم تعريف دافع الضرائب (رقم الضمان الاجتماعي أو رقم تعريف دافع الضرائب الفردي) والسنة الضريبية المعنية في كل صفحة. يساعد ذلك مصلحة الضرائب الأمريكية على ربط جميع المستندات بملف مصلحة الضرائب الأمريكية الخاص بك. يمكنك الاتصال بالرقم المذكور في إشعار مصلحة الضرائب الأمريكية إذا كانت هناك حاجة إلى توضيح، والاحتفاظ دائمًا بنسخ من أي مراسلات مستلمة من مصلحة الضرائب الأمريكية أو مقدمة إليها. إلى جانب المستندات الخاصة بك، فكر في تقديم بيانات مكتوبة لدعم العناصر قيد الفحص. في كثير من الحالات، يمكن استخدام البيانات أو استخدام الإفادة المشابهة للشهادة أثناء المحاكمة لتأكيد الائتمان أو الخصم أو عنصر الدخل. أيضًا، قد تكون هناك مستندات بديلة يمكنها دعم العنصر محل المشكلة والتي لم يتم إدراجها في الطلب الأصلي لمصلحة الضرائب الأمريكية. يجب على دافعي الضرائب التفكير في التواصل مع متخصص في الضرائب، مثل LITC، للحصول على المساعدة في الرد على استفسارات مصلحة الضرائب الأمريكية.  عادة، هناك أكثر من طريقة للتعامل مع دعم العنصر المعني لإثبات استحقاقك للخصم أو الائتمان. لا ينبغي أن يكون دافعو الضرائب مقيدين بالإجابة فقط على استفسارات مصلحة الضرائب الأمريكية، حيث قد يكون لدى دافعي الضرائب معلومات أو مستندات إضافية تدعم العناصر عند الإرجاع.

التواصل هو المفتاح أثناء الفحص. لا تتجاهل إشعارات مصلحة الضرائب أو المواعيد النهائية. إذا لم يتمكن دافع الضرائب من الاستجابة في الوقت المناسب، فمن الضروري أن يتصل دافع الضرائب بمصلحة الضرائب ويطلب وقتًا إضافيًا. إن تجاهل مصلحة الضرائب الأمريكية ليس ممارسة جيدة.

عند مراجعة المستندات المقدمة، يمكن لمصلحة الضرائب الموافقة على الأمر وإغلاقه أو إصدار تقرير فحص يعكس أي تعديلات مقترحة على العائد قيد التدقيق. كلمة تحذير: لا ينبغي لدافعي الضرائب التوقيع على تقرير التدقيق إذا لم يوافقوا على التعديلات المقترحة من مصلحة الضرائب الأمريكية أو يفهموها. وبدلاً من ذلك، يجب عليهم الرد بحلول الموعد المحدد لإرسال وثائق إضافية أو مزيد من التوضيح، أو طلب عقد اجتماع غير رسمي مع مدير الفاحص، أو طلب عقد اجتماع مع مكتب الاستئناف (الاستئنافات) المستقل التابع لمصلحة الضرائب الأمريكية. طلبات عقد مؤتمر مع الاستئنافات، يشار إليها باسم أ احتجاجيجب أن يتم ذلك كتابيًا وأن يتضمن أسباب عدم الموافقة على التعديلات المقترحة من مصلحة الضرائب الأمريكية. يمكن العثور على معلومات حول عملية تدقيق المراسلات وكيفية تقديم احتجاج في منشورات مصلحة الضرائب الأمريكية 3498-أ، عملية الفحص (عمليات التدقيق عن طريق البريد).

قد يكون التواصل مع مصلحة الضرائب الأمريكية أمرًا صعبًا

على عكس عمليات تدقيق IRS الأخرى، لا يتم تعيين عمليات تدقيق المراسلات لممتحن واحد يشرف على عملية التدقيق بأكملها. تتم إحالة دافعي الضرائب هؤلاء إلى أرقام الهواتف المجانية الخاصة بتدقيق مراسلات الأجور والاستثمار (W&I) والشركات الصغيرة والعاملين لحسابهم الخاص (SB/SE) والتي تعمل بأوقات انتظار عالية وتوفر مستويات محدودة من الخدمة. تواصل TAS الدعوة إلى أ نقطة اتصال واحدة لجميع عمليات تدقيق المراسلات. نحن نؤكد أن عدم القدرة على الوصول إلى نقطة اتصال واحدة يقلل من تجربة العملاء، ويخلق عدم كفاءة مصلحة الضرائب الأمريكية، ويعوق فرص إشراك دافعي الضرائب في بلادنا وتثقيفهم، ويقلل من إمكانية تطوير وبناء الثقة مع مصلحة الضرائب الأمريكية. أدى فيروس كورونا (COVID-19) إلى تفاقم أوجه القصور المتعلقة باتصالات تدقيق المراسلات لدى مصلحة الضرائب الأمريكية.  كجزء من ذلك مبادرة الناس أولاً، لم تبدأ مصلحة الضرائب بشكل عام عمليات التدقيق الجديدة من 1 أبريل 2020 حتى 15 يوليو 2020، وتوقفت عمليات تدقيق المراسلات المفتوحة إلى حد كبير بسبب قيود التكنولوجيا والاتصالات. تم تعليق المساعدة الهاتفية المجانية لتدقيق المراسلات من مارس حتى سبتمبر 2020، في حين تم تصنيف أكثر من 90 بالمائة من مراسلات مصلحة الضرائب في النهاية على أنها زائدة عن الحد - مما يعني أن مصلحة الضرائب لم تكن قادرة على تقديم رد لدافعي الضرائب في غضون 30 يومًا. في بعض الحالات، تلقى دافعو الضرائب رسائل مؤقتة تطلب منهم السماح لمدة تصل إلى ستة أشهر قبل تلقي رد مصلحة الضرائب.

اعتبارًا من 29 يوليو 2021، لم تقم مصلحة الضرائب الأمريكية بحل 94,313 عملية تدقيق للمراسلات تتعلق بالسنة الضريبية 2019. وتتعلق ما يقرب من 32,860 من عمليات التدقيق هذه بالعوائد التي تطالب بضريبة الدخل المكتسب (EITC)، وهو أمر حيوي للعديد من دافعي الضرائب. وبالمثل 2,907 إعادة النظر في التدقيق من عوائد السنة السابقة لا تزال دون حل. يعد حل عمليات إعادة النظر في التدقيق أمرًا مهمًا بشكل خاص، لأنه طالما كان هناك رصيد مستحق لم يتم حله، فقد تقوم مصلحة الضرائب الأمريكية بتعويض المبلغ المسترد لتطبيقه عليه.

زيادة بدائل الاتصال التي يجب أن تعرفها

لمكافحة بعض صعوبات الاتصال الخاصة بمراجعة المراسلات التي تمت مناقشتها، طورت مصلحة الضرائب الأمريكية بديلاً للاتصال من خلال ميزة المراسلة الآمنة لبرنامج الاتصالات الرقمية لدافعي الضرائب (TDC).  تم إطلاق SB/SE في البداية في حرم فيلادلفيا، وقد قام الآن بتوسيع نطاق استخدام TDC ليشمل جميع فروعه الخمسة. توفر هذه المبادرة لبعض دافعي الضرائب وممثليهم القدرة على التواصل إلكترونيًا مع مصلحة الضرائب أثناء عملية التدقيق الخاصة بهم. TDC الرسائل الآمنة يمكّن دافعي الضرائب من تلقي الرسائل من مصلحة الضرائب الأمريكية، والرد على الأسئلة، وتحميل المستندات باستخدام بوابة المراسلة الآمنة التابعة لمصلحة الضرائب الأمريكية، والعمل مع أحد موظفي مصلحة الضرائب الأمريكية لحل عملية التدقيق. يجب على دافعي الضرائب المدعوين للمشاركة في هذا البرنامج التحقق من هوياتهم عبر IRS Secure Access، الذي يبدأ العملية ويمكّنهم في النهاية من تسجيل الدخول إلى بوابة الرسائل الآمنة TDC للمشاركة في اتصال ثنائي الاتجاه.

خدمة المراسلة الآمنة من TDC متاحة حاليًا فقط لأولئك الذين يتلقون ويقبلون دعوة IRS للمشاركة والذين يجتازون بعد ذلك متطلبات المصادقة الصارمة ضروري لفحص المتسللين وغيرهم من الأشخاص غير المصرح لهم. تتطلب العملية التحقق من المعلومات من السجل الائتماني لدافعي الضرائب للتحقق من هوية دافعي الضرائب. بالنسبة لدافعي الضرائب العابرين وأولئك غير القادرين على الوصول إلى السجلات المالية السابقة، قد يمثل الوصول إلى هذه المجموعة من الخدمات عبر الإنترنت تحديًا. بالنسبة لدافعي الضرائب المؤهلين وأولئك القادرين على الوصول إليه، توفر TDC Secure Messaging بديل اتصال أكثر سرعة للبريد التقليدي ويمكّن دافعي الضرائب من الوصول إلى خدمات IRS الأخرى عبر الإنترنت مثل الخدمات الإلكترونية والحصول على النصوص باستخدام نفس اسم تسجيل الدخول وكلمة المرور للحساب.

أخبار جيدة إضافية: في وقت لاحق من هذا الشهر، ستطرح مصلحة الضرائب الأمريكية استخدامها لأداة تحميل المستندات (DUT) لعمليات تدقيق المراسلات. تسمح منصة DUT لدافعي الضرائب بتحميل المستندات المطلوبة أثناء فحص المراسلات بدلاً من الاضطرار إلى إرسال الوثائق بالبريد أو الفاكس - وهي أداة مرحب بها في ضوء التحديات الورقية الحالية باستخدام البريد. سيحتاج دافعو الضرائب فقط إلى الوصول إلى الهاتف الذكي أو جهاز الكمبيوتر الخاص بهم للاستفادة من هذه الأداة. فهو يسمح لدافعي الضرائب بتحميل المستندات في الوقت الفعلي، مما يسمح لموظف مصلحة الضرائب بمناقشة المستندات مع دافعي الضرائب. إذا كان لدى دافعي الضرائب تدقيق مفتوح لفحص المراسلات، فيجب عليه الاستفسار من مساعدي الفحص عبر الهاتف لتحديد ما إذا كانت الأداة متاحة لحالته.

ونحن ننتظر بفارغ الصبر خيارات أخرى أكثر قوة عبر الإنترنت في المستقبل والتي من شأنها تسريع الامتحانات.

وفي الختام

بالنسبة لدافعي الضرائب القادرين على المصادقة، تُظهِر TDC Secure Messaging إمكانية تحسين تجربة تدقيق مراسلات دافعي الضرائب وكذلك عملية تدقيق المراسلات نفسها. تشير مصلحة الضرائب أن استخدام TDC Secure Messaging قد أدى إلى تقليل الوقت اللازم لإكمال التدقيق وأدى إلى زيادات كبيرة في رضا العملاء. أفادت مصلحة الضرائب الأمريكية أن معدلات رضا العملاء تتراوح باستمرار بالقرب من 83 بالمائة بين دافعي الضرائب الذين يستخدمون TDC Secure Messaging. يعد استخدام أداة DUT خطوة أخرى نحو تحسين عملية التدقيق وما زلت أطلب من مصلحة الضرائب الأمريكية القيام بذلك توسيع وتحسين عروض الخدمات الرقمية حتى يتسنى لجميع دافعي الضرائب المهتمين حل مسائل الحساب بهذه الطريقة الفعالة، وبالتالي تحرير المزيد من الموظفين للرد على الاستفسارات الهاتفية لدافعي الضرائب. بينما أواصل الدعوة إلى نقطة اتصال واحدة لعمليات تدقيق المراسلات، فإن TDC وأدوات المشاركة المماثلة عبر الإنترنت يمكن أن تفيد العديد من دافعي الضرائب الذين يعملون مع مصلحة الضرائب الأمريكية لحل عمليات تدقيق المراسلات الخاصة بهم. TDC هي أداة اتصال يجب على دافعي الضرائب أخذها بعين الاعتبار إذا أتيحت لهم الفرصة.