في وقت سابق من هذا الشهر، قضيت أسبوعًا في حرم مصلحة الضرائب الأمريكية في مدينة كانساس سيتي لمساعدة موظفي الحرم الجامعي وفرق العمل على معالجة تراكم المخزون الورقي لدى مصلحة الضرائب الأمريكية. لقد طُلب من المسؤولين التنفيذيين في مصلحة الضرائب الأمريكية القيام بذلك، وذلك جزئيًا للمساعدة في العمل الحاسم، وجزئيًا لدعم موظفينا الذين عملوا بلا كلل على مدار العامين الماضيين، وجزئيًا للحصول على فهم أفضل لتحديات معالجة الورق التي تواجهها مصلحة الضرائب الأمريكية ومتطلباتها. التأثير على الوكالة بأكملها. لقد كانت تجربة مضيئة.
باعتباري محاميًا وطنيًا لدافعي الضرائب، تشمل مسؤولياتي القانونية تحديد المشكلات الخطيرة التي تواجه دافعي الضرائب وتقديم توصيات لحلها. في موسمي التقديم الأخيرين، ركزت على التحديات التي واجهها دافعو الضرائب ومتخصصو الضرائب مع عدم كفاية خدمة الهاتف، والتأخير في معالجة الإقرارات الورقية الأصلية والمعدلة، والتأخير في تعليق الإقرارات المقدمة إلكترونيًا لمجموعة متنوعة من المشكلات، والتأخير في المراسلات، والإشعارات الخاطئة أو القديمة، وقد قدمت توصيات لمعالجة هذه التحديات. لقد ذكرت في مناسبات عديدة أن الورق هو مادة الكريبتونيت الخاصة بمصلحة الضرائب، والوكالة مدفونة فيه. يجسد حرم مدينة كانساس سيتي هذا التعبير.
خلال العام الماضي، اتخذت مصلحة الضرائب الأمريكية عدة خطوات لتقليل تراكم المخزون، بما في ذلك تعيين موظفين إضافيين، وإعادة تعيين الموظفين من وظائف أخرى للمساعدة في معالجة التقديم وإدارة الحسابات، والاستفادة من المستشارين الخارجيين. نظرًا لأن معظم الورق لا يتم مسحه ضوئيًا إلى أجهزة الكمبيوتر، يقوم الموظفون بمعالجة المرتجعات والمراسلات يدويًا، عن طريق الضغط يدويًا على الأرقام من كل مستند إلى أنظمة IRS رقمًا برقم، ونقل المرتجعات يدويًا خلال العملية بأكملها من الاستلام إلى التخزين. لقد ظل دافعو الضرائب والموظفون عالقين في هذا الالتواء الزمني بسبب نقص التمويل ونقص الموظفين.
في بداية الوباء وخلال ذروة موسم تقديم الطلبات لعام 2020، أغلق المفوض مكاتب مصلحة الضرائب الأمريكية والحرم الجامعي من أجل صحة الموظفين وسلامتهم. في يونيو 2020، تم استدعاء موظفي الحرم الجامعي لدينا مرة أخرى إلى المبنى لاستئناف أعمال المعالجة لموسم تقديم الملفات لعام 2020 (الإقرارات الضريبية لعام 2019). أثناء إغلاق المرافق، استمر إرسال الملايين من المرتجعات والمراسلات بالبريد إلى مصلحة الضرائب الأمريكية، والتي تم تسليمها بواسطة خدمة البريد الأمريكية، وتراكمت في حاويات خارج مباني الحرم الجامعي. واجهت الإدارة والموظفين العديد من التحديات اللوجستية عند عودتهم إلى المبنى، مع عدم اليقين بشأن فيروس كورونا (COVID-19) الذي يتطلب التباعد الاجتماعي والالتزام بالسياسات الأخرى التي تحددها مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها.
إلى جانب التحديات المتراكمة في المخزون، تم توجيه مصلحة الضرائب الأمريكية لتنفيذ العديد من برامج إغاثة دافعي الضرائب، بما في ذلك ثلاث جولات من مدفوعات التحفيز وبرنامج ائتمان ضريبي شهري للأطفال يتطلب إصدار ستة أشهر من المدفوعات لعشرات الملايين من الأسر. وضعت مسؤوليات المزايا الاجتماعية هذه ضغطًا إضافيًا على الموارد المحدودة بالفعل. وفي منتصف موسم تقديم الطلبات لعام 2021، أصدر الكونجرس قانونًا استبعاد الدخل 10,200 دولار لبعض دافعي الضرائب الذين حصلوا على إعانات البطالة خلال عام 2020. ويتطلب الاستثناء من مصلحة الضرائب إعادة حساب الالتزامات الضريبية على ملايين إقرارات ضريبة الدخل الفردية المقدمة والمعالجة لعام 2020 وإصدار المبالغ المستردة. استغرق الأمر عدة أشهر من مصلحة الضرائب لإجراء عمليات إعادة الحساب هذه، الأمر الذي تطلب عملاً مكررًا لملايين العوائد.
لفهم سبب استمرار تحديات إدارة الضرائب الناجمة عن الوباء، من المهم أن نضع هذه الخلفية في الاعتبار. لكن في هذه المدونة أريد التركيز على الأمور الإيجابية. أعظم أصول مصلحة الضرائب الأمريكية هو موظفوها. يعد حرم مدينة كانساس سيتي موطنًا لمعالجة التقديم وإدارة الحسابات، بالإضافة إلى وظائف مصلحة الضرائب الأمريكية الأخرى، بما في ذلك خدمة محامي دافعي الضرائب والفحص والتحصيل. لقد انتهى الحرم الجامعي 4,600 الموظفين وأكثر من 1.3 مليون قدم مكعب الفضاء.
بصفتي المحامي الوطني لدافعي الضرائب، قمت سابقًا بجولة في هذا الحرم الجامعي، والتقيت بالإدارة المحلية، وناقشت التحديات، وتلقيت التحديثات. لكن الأسبوع الماضي كان مختلفا. مع العديد من زملائي من وحدات الأعمال الأخرى، كان لي شرف العمل جنبًا إلى جنب مع موظفي الحرم الجامعي لدينا في غرفة البريد واكتسبت منظورًا مختلفًا وتقديرًا لعملهم. خلال الأسبوعين الماضيين، عمل زملاء آخرون في عدة جامعات في أجزاء أخرى من خط تجميع المعالجة.
لم أراقب عن كثب ما يفعله موظفو غرفة البريد لدينا كل يوم فحسب، بل كان لي أيضًا شرف تكليفي بالعمل مع كتبة معالجة التقديم من الوحدة 31106. لم تكن الإدارة التنفيذية والموظفين على علم بمواقعنا الحالية وافترضوا أنه تم إعادة توزيعنا الموظفون المعينون في وحدتهم؛ ومع ذلك، قبل وقت قصير من مغادرتنا، حضرنا اجتماعهم الدوري وقدمنا أنفسنا وشرحنا مواقفنا. أعتقد أنهم فوجئوا وأعربوا عن تقديرهم لانضمامنا إليهم في المهمة.
كما قد تتخيل، يتضمن عمل غرفة البريد استلام ومعالجة البريد المسلم من قبل خدمة البريد الأمريكية وشركات خدمات التوصيل الخاصة. يختلف عدد الولادات خلال العام وفي الذروة العام الماضي، استقبلت مدينة كانساس سيتي 25 مليون قطع البريد التي شملت تجهيز أكثر من 14.8 مليون عوائد الورق. هذا العام، وقد تلقى الحرم الجامعي أكثر من ذلك 24 مليون قطع البريد وأكثر من 12 مليون تمت معالجة المرتجعات حتى الآن.
ومن الصعب تصور ما يواجهه موظفو مصلحة الضرائب الأمريكية كل يوم دون الوقوف وسط تلك المساحة الضخمة. بينما تقوم عينك بمسح المنطقة، ترى صفوفًا لا نهاية لها من العربات المليئة بالورق. وتتحرك هذه العربات خلال جميع مراحل المعالجة وتتواجد في جميع أنحاء المبنى. تنتقل العربات من منطقة غرفة البريد إلى المعالجة اليدوية، والتجميع، والتعليمات البرمجية والتحرير، والنسخ اليدوي (للإدخال سطرًا تلو الآخر في نظام مصلحة الضرائب الأمريكية)، ونظام تحليل الأخطاء (ERS)، ووضع رقم محدد موقع المستند. يتم سحب المرتجعات التي بها أخطاء من خط التجميع البشري وتعيينها للعمل اليدوي الإضافي. وفي نهاية المطاف، تنتقل جميع المرتجعات والمراسلات إلى نهاية عملية حفظ الملفات وتخزينها.
ما يبدو وكأنه فوضى فوضوية هو في الواقع عملية منظمة للغاية وتبدو منطقية تمامًا للموظفين ولكنها تتطلب العديد من الأيدي طوال العملية بأكملها.
لسوء الحظ، استخدمت مصلحة الضرائب نفس خط التجميع البشري لعقود من الزمن لمعالجة الإقرارات الضريبية والمراسلات. يتم لمس الإقرارات الضريبية والمراسلات من قبل عشرات الموظفين قبل الوصول إلى وجهتهم.
يعد هذا تبسيطًا مفرطًا نظرًا لوجود العديد من الخطوات الإضافية التي يقوم بها الموظفون لنقل الإرجاع من تسليم البريد خلال العملية حتى تقديم الإرجاع.
تم تعييني مع بعض زملائي في غرفة استخراج البريد. خلال فترة وجودي هناك، التقيت بالعديد من الموظفين الرائعين.
حتى في أوقات الشدة، ركز هؤلاء الموظفون على شيء واحد - تحقيق المهمة الأساسية لمصلحة الضرائب الأمريكية المتمثلة في معالجة الإقرارات الضريبية وإصدار المبالغ المستردة للأفراد والعائلات والشركات. يعد موظفو الحرم الجامعي هؤلاء ضروريين لمهمة مصلحة الضرائب الأمريكية ويعملون بلا كلل في ظل المواقف الصعبة.
عندما يتلقى دافعو الضرائب إيداعًا مباشرًا أو شيك استرداد عبر البريد، أعتقد أن معظمهم لا يدركون تعقيدات المعالجة التي استغرقها إصدار الدفع، أو عدد الموظفين المشاركين في المراحل المختلفة للعملية، أو تأثير فيروس كورونا (COVID-19) كان على قدرة موظفينا على القيام بعملهم. يعرف العديد من دافعي الضرائب فقط أن الدفع قد تأخر، أو، الأسوأ من ذلك، ربما لا يزال قيد التنفيذ. لا يدرك الكثيرون أنه خلال السنوات القليلة الماضية، لم يكن مسموحًا لموظفي الحرم الجامعي بإجازات لعدة أشهر في المرة الواحدة. تم فرض العمل الإضافي طوال معظم أيام العام. لكن هؤلاء الموظفين ثابروا. في كل يوم، كان الموظفون يأتون إلى المبنى ويواجهون المستوى المرتفع من المخزون - أكوام الورق التي استمرت في النمو طوال العام. عربات مليئة بالعائدات الورقية واصطفت الممرات في جميع أنحاء الحرم الجامعي.
تخيل لو كنت موظفًا أثناء تفشي فيروس كورونا (كوفيد-19)، وكنت تسير كل صباح نحو محطة العمل الخاصة بك وترى عربات المرتجعات التي لا نهاية لها تصطف على طول كل جدار من جدران المبنى، مما يذكرك بهذا التحدي الشاق. تحتوي هذه العربات على عوائد تؤثر على الأفراد والأسر والشركات والعقارات والكيانات المعفاة من الضرائب. وكان الجميع ينتظرون العمل، وكان العديد منهم يطالبون باسترداد المبالغ التي كان دافعو الضرائب في أمس الحاجة إليها لتغطية نفقات معيشتهم الأساسية. يواجه كل دافع ضرائب مجموعة التحديات المالية الخاصة به، ويعلم الموظفون أن تأخير المعالجة يؤثر على جميع دافعي الضرائب. لم تصطف العربات المملوءة بالعائدات في الممرات فحسب، بل ملأت قاعات المؤتمرات والتدريب. حتى أن بعض الجامعات استخدمت الكافتيريا للتعامل مع فائض عربات العودة. تمثل هذه العربات الأشخاص المحتاجين. يحرز حرم مدينة كانساس تقدمًا، والأكوام أصغر. لكن الملايين من دافعي الضرائب ما زالوا ينتظرون استرداد أموالهم.
لكن إصدار الاسترداد أو معالجة الإرجاع هو الجزء الأول فقط. هناك العديد من الخطوات الإضافية اللازمة في هذه العملية. في نهاية العملية، يقوم موظفو الحرم الجامعي بتنظيم وتسمية المرتجعات التي تمت معالجتها وإرسالها إلى مركز السجلات الفيدرالي للتخزين. ومع ذلك، منذ بداية الوباء، واجه موظفو مصلحة الضرائب الأمريكية تعقيدًا لوجستيًا آخر. تم إغلاق مركز السجلات الفيدرالي ولم يكن يقبل المرتجعات أو المراسلات لحفظها. لذلك، لم يكن على الموظفين والإدارة المحلية التعامل مع الحجم الكبير من العوائد غير المعالجة على الواجهة الأمامية فحسب، بل واجهوا أيضًا التحدي المتمثل في مكان تخزين العوائد المعالجة. ومرة أخرى، قاموا بملء العربات وخزائن الملفات بالمرتجعات في جميع أنحاء المبنى، وانتهى الأمر بالعديد من المرتجعات المعالجة في الحاويات الموجودة في مواقف السيارات.
يعد موسم تقديم الإقرارات السنوي بمثابة مهمة إجرائية ضخمة ويجب تحديثها وأتمتتها لتحسين الخدمة المقدمة لدافعي الضرائب وتحسين ظروف العمل لموظفينا.
لا تنزعج الجزء الثاني، أقدم لكم بعضًا من موظفي IRS الرائعين الذين التقيت بهم في مدينة كانساس سيتي.
الآراء الواردة في هذه المدونة هي فقط آراء محامي دافعي الضرائب الوطني. يقدم محامي دافعي الضرائب الوطني وجهة نظر مستقلة لدافعي الضرائب لا تعكس بالضرورة موقف مصلحة الضرائب الأمريكية أو وزارة الخزانة أو مكتب الإدارة والميزانية.
